PLANIFICACIÓN   INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
(Propuesta 1,  mayo 2005)

1.0  DEFINICIÓN

El siguiente es un documento normativo institucional que tiene por objeto definir en todas sus partes los procesos de planificación estratégica en el ITECO, conducentes a la elaboración, ejecución, seguimiento y retroalimentación del Plan de Desarrollo Institucional y los planes Operativos.

2.0  IDENTIDAD FILOSÓFICA DE LA INSTITUCIÓN.

2.1  Misión.

El ITECO es una universidad pública, de vocación comunitaria, empeñada en contribuir con el desarrollo económico, social y político de la Provincia Sánchez Ramírez, la Región y el País. Se define como una comunidad académica que de modo riguroso y crítico contribuye al desarrollo humano, a la conservación y crecimiento de su patrimonio espiritual y material, mediante la investigación, la enseñanza y los diversos servicios ofrecidos a las comunidades locales, nacionales e internacionales.

2.2  Visión.

El ITECO será una universidad de prestigio  nacional con  proyección internacional; de programas académicos pertinentes reconocidos por su calidad.  Líder en  formación   en las áreas de educación y los recursos naturales, complementados con programas en  salud, medio ambiente, negocios,  ciencias sociales y tecnología en los niveles técnico superior, grado y postgrado. Promotora de cambios en  el entorno. De espíritu crítico y constructivo,  propulsora de valores, de carácter democrático, comprometida con el desarrollo humano, la cultura, el  servicio, la  investigación, la protección del medio ambiente, el   uso racional de la tecnología, la ciencia y  la comunicación en beneficio de la Sociedad  Dominicana. Lugar de concertación, análisis y búsqueda de soluciones a los problemas comunitarios y nacionales.

2.3  Fines.

• Procurar la formación integral de los miembros de la comunidad académica, promoviendo en  ellos un  sentido de responsabilidad moral, de rigor y objetividad científica, de  un espíritu creador y constructivo.

• Asistir en la búsqueda científica de soluciones a los acuciantes problemas de la provincia Sánchez Ramírez, la región del Cibao Oriental y el País, desarrollando programas enfocados a la solución  de problemas y ofreciendo a los estudiantes una formación profesional, científica, social, y solidaria, que los comprometa con el servicio y la promoción humana.

• Contribuir al desarrollo dominicano fundamentado en la identidad nacional, el progreso, la independencia y soberanía nacional, la justicia social, la libertad individual y la solidaridad entre los seres humanos y entre los pueblos.

2.4    Valores.

• La objetividad en el trabajo y el rigor en el quehacer científico.

• La excelencia en el trabajo académico y la generosidad en el servicio a la sociedad.

• La popularidad en el campo ideológico político y religioso, dentro de un marco de estricto apartidismo institucional.

• La tolerancia y el respeto al ser humano.

• La libertad de investigación y expresión

• La inserción crítica del trabajo académico en la realidad social.

3.0  DE LA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

3.1     En el ITECO se entiende por planificación institucional a un proceso participativo y abierto de planificación estratégica y operativa que orienta el direccionamiento de la institución a largo y corto plazo, y cuyo producto final es el Plan De Desarrollo Institucional, los planes operativos y los presupuestos generales.

3.2   Como proceso, la planificación institucional involucra a todas las instancias de la institución: Consejo de Regencia, Rectoría, Divisiones, Departamentos y Unidades.

4.0  DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA.

4.1      La planificación estratégica del ITECO se define como un proceso de diagnostico, evaluación, definición de objetivos y estrategias institucionales, control, retroalimentación y redefinición de objetivos y estrategias de la institución para el periodo en cuestión.

4.2      El período para el cual se realiza la planificación estratégica se establece en cinco (5) años.

4.3      El proceso de planificación del período se inicia con por lo menos ocho (8) meses antes de la entrada en vigencia.

4.4      La estructura gerencial del proceso esta compuesta por un equipo Timón y Comités de áreas.

4.4.1        Equipo Timón: 

4.4.1.1  Es el máximo organismo rector del proceso y esta integrado por:  

• La Rectora, quien lo preside.

• El Decano de Planificación y desarrollo quien funge como Coordinador General.

• Los vice rectores (si lo hubiese).

• Los Decanos.

• Un representante del Consejo de Regencia.

• El representante de los estudiantes ante el Senado Académico.

• Los profesores que representan cada facultad ante el Senado Académico.

4.4.1.2    Tendrá como funciones:

1. Dar apertura y seguimiento al proceso.
2. Definir calendario de actividades del proceso.
3. Evaluar las informaciones provenientes de los diagnósticos.
4. Definir el direccionamiento estratégico de la institución.

4.4.2          Comités por Áreas.

4.4.2.1  Funcionarán tantos comités como Divisiones existan y/o áreas defina el equipo timón, de acuerdo a la estructura gerencial existente al momento de iniciar el proceso.  Existirán por lo menos los siguientes Comités: 

• Admisiones y Registro

• Administración

• Extensión

• Facultad de Ciencias y Humanidades

• Facultad de Ingeniería y Recursos Naturales

• Planificación y Desarrollo

• Rectoría

• Vicerrectorías (cada una si existieran)

• Relaciones Públicas

4.4.2.2    Tendrán como funciones:

• Realizar un diagnostico de su área, que incluya los entornos interno y externo.

• Presentar dicho diagnostico ante el Comité Timón.

• Definir los objetivos funcionales de su área, que hagan posible alcanzar los objetivos institucionales de acuerdo con las estrategias, definidas por el Comité Timón.

• Definir los planes operativos de su área o División.

4.5  Metodología.

4.5.1        La metodología a seguir para el levantamiento de los diagnósticos por área será la siguiente:

4.5.1.1  El Comité Timón organizará un seminario de alto nivel dirigido a todos los mandos altos, medios y bajos de la institución, que permita visualizar a grandes rasgos la situación y expectativas tanto del sistema de educación en general (Básico, medio, técnico y superior) como del sector productivo en su conjunto.

4.5.1.2  Cada Comité realizará un estudio FODA relacionado con su área.  Para la realización del mismo se procederá de la siguiente manera:

• Definir listado de probables fortalezas y debilidades.

• Investigar en las universidades del entorno próximo cuál es la situación propia de cada una en dichos aspectos para realizar una comparación objetiva que permita valorar los niveles y grados de fortalezas y debilidades internas de la institución.

• Realizar un análisis interno o perfil de capacidades internas PCI (ver FPE-01), que consiste en listar aquellas fortalezas y debilidades debidamente ponderadas respecto a las demás universidades del entorno, para determinar sus niveles y grados de impacto en la institución.

• Definir las amenazas y oportunidades que el entorno externo presenta. 

• Realizar un análisis externo o perfil de oportunidades y amenazas en el medio POAM (ver FPE-02) que consiste en listar esas oportunidades y amenazas y ponderar sus niveles y grados de impacto en la institución.

• Construir una matriz FODA (ver FPE-03) con aquellas fortalezas, debilidades, oportunidades y debilidades consideradas de alto impacto en los análisis PCI y POAM (Foda Ponderado).

• En la matriz FODA Ponderado (FPE-03) definir las estrategias que permitan: aprovechar las oportunidades con las fortalezas que se disponen (estrategias FO); enfrentar las amenazas con las fortalezas (FA); mejorar las debilidades para aprovechar las oportunidades (estrategias DO); mejorar las debilidades para encarar las amenazas del entorno (estrategias DA).

• Cada Comité presentará su matriz Foda Ponderado en el formulario FPE-03, en un taller convocado por el Equipo Timón, y será insumo básico para la definición de los objetivos y estrategias institucionales.

4.5.2        Una vez se disponga de todas las matrices FODA Ponderados por área, el Equipo Timón realizará un taller interno para sus análisis, con la finalidad de definir el direccionamiento estratégico de la institución para el quinquenio.  En dicho taller definirá los objetivos institucionales del período y analizará cuáles de las estrategias presentadas por los Comités conducen a alcanzar dichos objetivos.

4.6           El Direccionamiento Estratégico del nuevo periodo será un documento (FPE-4) que contendrá por lo menos los siguientes aspectos:

• Marco filosófico (Misión, Visión, Objetivos, Valores)
• Objetivos Institucionales
• Estrategias

4.7           Dicho documento será presentado en una sesión especial del EquipoTimón con todos los integrantes de las diferentes áreas y será la base de sustentación de los objetivos funcionales, los cuales se definen como aquellos objetivos que siguiendo las estrategias institucionales hacen posible en su conjunto alcanzar los objetivos institucionales propuestos.

4.8           Para la definición de los objetivos funcionales, se realizarán talleres internos en cada Comité, dentro de los próximos 7 días laborables luego de la presentación del documento de Direccionamiento Estratégico.  Esos objetivos deberán cumplir cabalmente con la definición expresada en el acápite 4.7.

4.9           Una vez definido los objetivos funcionales en cada área, cada director de Comité los presentará ante el Equipo Timón, en un formulario FPE-5, quien los conocerá para su ponderación.  Los resultados serán anexados al documento de direccionamiento estratégico y en su conjunto formaran el primer borrador del Plan de Desarrollo Estratégico del ITECO para el periodo en cuestión.

4.10       El primer borrador será remitido a cada área o Comité por el Decano de Planificación para fines de verificación, dentro de los 10 días laborables luego de ser ponderados en el Equipo Timón.  Cada área lo revisará y lo remitirá en un lapso no mayor a 7 días laborables al EquipoTimón, vía el Decano de Planificación, con sus observaciones.  Pasado ese plazo se entenderá como aprobado en todas sus partes por dicho Comité.

4.11       El Decano de Planificación y Desarrollo deberá incorporar las modificaciones sugeridas y presentará al Equipo Timón el borrador #2, para su ponderación.  De no existir modificaciones de fondo, el documento será remitido al Senado Académico para su ratificación ya como Propuesta de Plan de Desarrollo Estratégico del ITECO para el período en cuestión, quien lo remitirá al Consejo de Regencia para su aprobación final.

5.0  DE LOS PLANES OPERATIVOS.

5.1     Los planes operativos serán aquellos programados por cada Comité o División para un año fiscal, que definirán actividades y tareas a realizar para lograr los objetivos funcionales en su área, contenidos en el Plan de Desarrollo Estratégico. Es pues, el insumo base para la elaboración del presupuesto anual de la institución.

5.2  El procedimiento para la elaboración de los planes operativos será el siguiente:

5.2.1        El equipo timón definirá los objetivos funcionales del año, en base al Plan de desarrollo Estratégico, según propuesta presentada por la Rectoría.  Para tales efectos se reunirá en el mes de septiembre de cada año.

5.2.2        Una vez aprobado por el Equipo Timón los objetivos funcionales del año, se procederá a hacer del conocimiento de cada área mediante comunicación escrita remitida al coordinador de cada Comité o División, con la finalidad de que elaboren sus planes operativos.

5.2.3        Los planes operativos deberán contener los objetivos funcionales del área, las actividades y las tareas generales que harán posible alcanzar dichos objetivos.

5.2.4        Para realizar los planes operativos de cada División o área, se seguirá el siguiente procedimiento:

5.2.4.1  El coordinador del área o Jefe de División convocará al personal bajo su dependencia, previa distribución de una copia de la comunicación del Comité Timón relativa a los objetivos del año, con la finalidad de instruir debidamente a su personal al respecto, en un plazo no mayor a tres (3) días laborables luego de recibir dicha comunicación..

5.2.4.2  En un lapso no mayor a los 7 días después de la reunión de instrucción, cada área o División iniciará el taller para analizar las actividades y tareas necesarias para hacer realidad los objetivos funcionales planteados para el año por el equipo timón.  Las conclusiones deberán estar debidamente listas dentro de los 14 días luego de iniciado el proceso

5.2.4.3  Cada División o área (Comité) remitirá sus conclusiones en un formulario FPE-6, vía el coordinador, quien lo presentará junto a su equipo en una sesión de trabajo del Equipo Timón.

5.2.4.4  El Decano de Planificación, asistido de un comité de relatoría, tomará cada propuesta y los comentarios que surgieran, para remitirlas como un documento denominado “Planes Operativos del Año XXXX, borrador #1” a todos los miembros del equipo timón en un lapso no mayor de 7 días luego de la presentación.

5.2.4.5  El Equipo Timón se reunirá para conocer dicho documento e incorporar las sugerencias (si existieran).  Una vez sancionado el documento, el Equipo Timón, vía el Decano de Planificación, lo remitirá al Senado Académico para su aprobación, como “Planes Operativos del Año XXXX, propuesta” dentro de los 10 días laborables después de su sanción por parte del Equipo Timón.

5.3           El Senado Académico conocerá en sesión el documento “Planes Operativos del Año XXXX” para su sanción y lo remitirá al Consejo de Regencia para su aprobación final.

5.4           Aprobado en el Consejo de Regencia, el documento será remitido a la División de Planificación y Desarrollo para la elaboración de la propuesta de Presupuesto para el año en cuestión.

6.0  DEL PRESUPUESTO GENERAL DEL AÑO.

6.1     Con los planes operativos como insumo, la División de Planificación y Desarrollo, conjuntamente con la División Administrativa, procederán a la elaboración del borrador #1 del Presupuesto General del Año, siguiendo el modelo FPE-7.

6.2     El Presupuesto General será un documento que contendrá por lo menos las siguientes informaciones:

• Planes de Desarrollo según Plan Estratégico y Planes del año según planes operativos.

• Estimaciones de Ingresos

• Relaciones Gastos e Inversiones por Divisiones

6.3     El Decano de Planificación remitirá a cada división una copia del borrador #1 del Presupuesto General  dentro de los 21 días, luego de haber sido aprobado por el Senado Académico los Planes Operativos, para su revisión por cada División.

6.4     Cada División realizará una jornada de revisión de la parte concerniente a su área y remitirá al Decano de Planificación sus consideraciones dentro de los 10 días luego de haber recibido el documento.  Vencido este plazo, se dará como aprobado por la División.

6.5     El Decano de Planificación recibirá el borrador #1 con las observaciones de las Divisiones, elaborará un borrador #2 y lo remitirá nuevamente a las Divisiones en un plazo no mayor de 10 días. 

6.6     Dicho borrador será sometido entonces ante el Senado Académico para su sanción.  Una vez aprobado por el Senado Académico, el Decano de Planificación procederá a la redacción final para remitirlo como documento “Propuesta de Presupuesto General” al Consejo de Regencia, vía Rectoría, para su aprobación.

6.7     Ya aprobado por el Consejo de Regencia se convertirá en documento “Presupuesto General” y será remitido por el Consejo de Regencia, vía Rectoría, a la División de Planificación y la División Administrativa para su ejecución.

6.8     El Decano de Planificación remitirá una copia a cada División para los fines de lugar.

6.9     La encargada de la ejecución presupuestaria es la División Administrativa, apoyada con una labor de seguimiento por parte de la División de Planificación.

6.10  Durante el período de ejecución, cada División podrá solicitar a la División Administrativa las asignaciones de fondos aprobadas en el presupuesto conforme a sus planes operativos del año, mediante formulario “Solicitud de asignación de Fondos”  FPE-8.

7.0  DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO Y PLANES OPERATIVOS.

7.1     El departamento de Planificación dará seguimiento sistemático a los planes operativos y el Plan Estratégico de la institución.  Para tales fines, cada División deberá remitir a dicho departamento, mediante oficio, las evidencias físicas relacionadas con el cumplimiento de las actividades programadas y los objetivos  logrados, dentro de los 5 días luego de efectuadas.

7.2     El equipo Timón convocará a jornadas cada 3 meses para evaluar el desarrollo de los planes estratégicos y operativos, así como la ejecución presupuestaria, para retroalimentar el proceso y establecer los ajustes que fueren necesarios.

7.3     Para tales fines, cada división presentará un informe pormenorizado de auto evaluación sobre la ejecución de las actividades programadas para el período, según formulario  FPE-9.

7.4     Para el cumplimiento de cada actividad en una división, cada responsable de tareas deberá remitir al Decano de la División las evidencias de cumplimiento de las tareas asignadas, definidas en los planes operativos de la división.  Esos informes serán los insumos que requerirá el Decano para su informe sobre avance de actividades que deberá remitir al Departamento de Planificación y posteriormente